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前台夜核员的岗位职责及夜核工作流程

一、夜核员的岗位职责

1)核对各收款机清机报告。

2)审核当天各班次收银员送审的账单、原始单,核查数据是否准确,并核对该班次营业报表。

3)核对餐厅、客房的账目及其他挂账数与报表金额是否一致,是否按有关规定或协议执行。

4)核查各班组送审的转账单据所列单位有无串户。

5)审查总台开房组输入电脑的房价是否正确。

6)复核各类统计表的数字,核实是否与收款员输入电脑数一致,并负责跟踪。

7)将当日酒店各营业点的营业收入过账。

8)根据各营业点的营业情况,制作当日全酒店营业日报表,并于此日早上9点以前呈送财务经理和总经理。

9)对每天稽查出的问题和未按规定办理的内容和数据,做出详细的稽核报告,及时向上级领导汇报。

10)负责保管各班组的营业日报表及其附件单据。

11)负责保管各种票据及收发领用工作。

12)负责夜间前台收银工作。

二、夜间核账工作流程

夜间稽核的主要工作流程如下(见图6-14):

12.png

6-14   夜核工作流程

 

   1)开始夜核。开始夜核前,系统设置进入夜核状态的标志,此时禁止其他操作人员进行入账等操作,但可以进行所有查看性质的操作。

2)备份数据库。将前台系统数据库备份到指定文件夹,以确保数据安全。

3)打印夜核前报表。打开报表系统,打印夜核前需要硬拷贝的报表。通常包括:当前房态报表、在住客人报表、当天离店客人报表、当天的抵店客人报表、过租前的房租日报表等。

4)设置未到预订。对于应到而未到的预订,夜核时系统自动将其转为“未到预订”(No Show)。

5)检查应离未离。对于预定当天离店但仍在住的客人,系统会生成一张逾期离店客人报表。需要逐一核查客人是已离店但未在电脑办理退房手续,还是客人要求续住。

6)自动续住。对于上述逾期离店的客人,除了补办退房手续外,其他需要续住的客人可以自动续住一天。

7)解除差异房态。核对前厅部电脑的房态与客房部实查的房态,会发现可能出现“SKIP走单房”(前厅部为住客房、客房部空房)"睡眠房"SLEEP(前厅部为空房、客房部为住客房)等不一致的情况。此时,一般应手工核对处理,并解除差异房态。

8)在住房的房态转为脏房。在住客房的状态按清洁状态分为OC(占用&清洁)OD(占用&未洁),通常夜核时将OC房自动转为OD房,以提醒客房部在第二天需要打扫房间。

9)到期的维修房自动延期一天或转为VD房(空脏房)。维修房(Out Of Order)在预计修复日期到来后仍未修复、需要继续修理时,在夜核时,自动续期一天(也可以设定为自动转为VD房)。

10)到期的停用房自动延期一天或转为VD房。停用房(Out Of Service)在预计启用日期到来后仍需要继续停用时,在夜核时自动续期一天(也可以设定为自动转为VD房)。

11)按租季自动调整房价。如果客人入住酒店的期间跨越两个不同的房价时段,需要在新房价时段前一晚对在住的客房调整房价。一些先进的酒店管理软件可以自动完成这一过程。

12)过夜租。过夜租是夜核工作的主要内容之一。系统会自动在在住客人的账单中记入当晚的房租及附加税费。

13)统计每日营业指标。包括汇总当天的各项营业收入、房数、人数等指标。

14)计算常客积分。现代酒店业竞争激烈,酒店常用一些促销手段来吸引回头客。常客积分就是根据客人住店的房晚数、客房消费、餐饮消费、娱乐消费及其他消费,计算客人的积分,并且对达到不同积分标准的客人提供免费的房晚数、房类升级、赠送餐饮,甚至与航空公司联营的飞行里程置换的奖励。

15)统计营业报表(见图6-15

 123.png

6-15  主要营业报表

 

16)打印夜核后报表。完成夜核的上述步骤后,就可以打印夜核统计报表了。需要打印的报表一般包括房租日报表、各种收银统计报表、夜核统计报表等。

17)结转酒店营业日期。从会计的角度,酒店的营业日期是从上一个夜核结束时间开始,直到本次夜核结束时间。对于超过夜晚12点而在夜核前发生的账目,会计上仍将其归入上一个营业日中。结转日期的功能就是将酒店的营业日期推进到下一天。

18)结束夜核。解除系统的夜核状态标志,通知其他工作站可以恢复正常的操作。

(三)夜核报告的制作

夜核报告(Night Audit Report)反映并记录当天酒店所有财务活动情况。酒店不同,总经理对夜核报告的详细程度的要求可能也会有所不同。

夜核报告是管理人员了解酒店当天经营情况的很好的工具。夜核报告表面上看起来挺复杂,不过,当你学会怎样阅读时,就不会那么困难了。夜核报告的每一部分内容都会向你提供当日经营状况的反馈信息。每天查看报告中的有关数据,会管理人员使在实现计划中的财务目标时变得更为灵活。

夜核报告的主要内容包括:

1)客房收入Room );

2餐厅营业总额Total Restaurant Sales );

3)房内用餐服务Room Service);

4)宴会营业额Banquet Sales);

5)宴会吧及休息厅营业额Banquet Bar and Total Lounge Sales);

6)会议室及多功能厅租金收入Room Rental);

7)现金收入与应收账余额Cash Sales and Accounts Receivable Balance);

8)应收账分析Analysis of Accounts Receivable);

9)收银员报告Cashier’s Report);

10)经营情况统计Operating Statistics)。

制作夜核报告很费时间,但通过通力合作、计划和组织,且运用与各营业点相连的计算机管理系统,可以大大缩短时间。准确地制作夜核报告,为管理人员提供了有效地进行控制和沟通的工具。



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