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酒店委托管理中的采购控制(2)(连载十七)


三、合理的建议

站在客观公正的立场,合理的建议是:

1. 业主应该保留对资本采购的控制权

业主应该保留对资本采购的控制权,即:(1)如果业主希望自己采购(也有能力自己采购),则采购权应该归业主所有,但管理方应该为此提供协助;(2)如果业主愿意将采购权授权给管理方,则管理方不应该拒绝,因为从另一个角度讲,根据业主的授权,代表业主采购应该是管理方在管理合同项下的一个基本义务。如果业主选择将资本性采购也委托给管理方,业主应该审阅相关的采购计划和相关合同并有权决定是否批准。

2. 反对管理方指定唯一供应商的做法

业主对管理方与管理方的关联公司的采购应该实施较为严格的控制,应该坚决反对管理方指定唯一供应商的做法。事实上,绝大多数情况下,业主在采购时都采取招标的办法。而根据中国的招标法规定,如果参加招标的单位少于3家的,应该重新组织招标。管理方要求指定唯一供货商会导致业主根本无法根据中国的招标法进行招标,因此类似条款的合法性令人质疑。如果业主愿意让步,可同意管理方指定的供货商为优先考虑的供货商,即在价格和质量等条件相似的情况下,优先从管理方指定或合作的供应商处采购。很多业主的经验表明,业主完全有可能以便宜得多的价格从其他地方采购到同等质量的商品,尽管有些管理方以各种理由声称其指定供应商的商品才符合其品牌标准。这种声称有的时候毫无道理,尤其是很多管理方其实并没有一个统一的具体的品牌标准。

3. 管理方品牌标准的维系要求从一定程度上应该得到支持和理解

但业主想完全操控采购的意愿也不应该受到鼓励或支持,管理方品牌标准的维系要求从一定程度上应该得到支持和理解。解决问题的办法是:业主可以要求管理方就某一采购的产品提供具体标准,该标准必须是可执行的、具体的、没有歧视的。一家酒店管理公司,其提出的标准之一是具有欧共体的认证,这样的标准实际上不具体并且具有歧视性,因为某个产品可能因种种原因没有去申请欧共体的认证,但并不表明该产品就不符合品牌标准。

4. 采购原则:管理方任何采购所花费的总成本不得超过在公平竞争的基础上向第三方采购具有同等质量的货品、用品和服务所花费的成本

对管理方所进行的采购,不管是否从其关联公司处采购,也不管管理方是否收取采购费,都应该符合一个原则:即业主因任何酒店采购所花费的总成本 (包括采购费用)不得超过在公平竞争的基础上向第三方采购具有同等可比的质量和性质的货品、用品和服务所花费的成本。在这种情况下,业主必须实时地准确地掌握相关市场状况,但这一点一般的业主是比较难以做到的。相比较而言,也许通过招标的方式委托专业的采购公司去采购比委托给管理方去采购更安全一些,因为毕竟不能完全排除某些管理方和某些供应商有时会存在利益捆绑(如果不是勾结的话)的可能。   
   
在合同谈判时,管理方经常为争取某一权利而诘问业主你们怎么不信任我们呢?。其实,问题不是业主是否信任或者不信任管理方:任何信任都是相对的,都是有条件的,都是要落实到具体的人身上去的。应该相信,业主在经过一番比较筛选之后最终决定与某个管理公司谈判,肯定是对该管理公司有足够的信任,但是对一个至少10年或10年以上期限的合作来说,再信任也得签订合同,再信任也得对授权具体化,并对权利作出合理的限制。没有限制的权力会导致腐败,对酒店采购权利的限制或监督也不例外。再说,没有哪一个管理公司能承诺其委派的总经理或其他人员在进行酒店采购时能完全避免发生有任何不当行为。对管理公司而言,鉴于绝大多数的酒店管理合同都规定酒店的所有员工包括总经理都是和业主签署劳动合同,都是业主的员工,根据如此设计的合同原则,如果总经理及其团队犯错,管理方将有权抗辩上述人员的错误和管理方无关,因而管理方将不会因酒店员工的行为而被追究责任。但是,对业主而言,如果对酒店管理团队不实施一定的监督则更多地意味着会增加酒店发生经济损失的风险。

四、业主参与设备用品采购的好处

其实,对管理方来说,业主一定程度合理地参与采购有很多好处:首先,能够更好地取得业主的理解和支持;第二,能够更好的控制采购过程和结果从而更好地对业主负责;第三,即使仅从单纯分担责任的角度来说也不失为一件好事:在业主也参与了采购的情况下,如果管理方推荐的总经理或其他人士发生有不当行为或重大过失,管理方就有机会把责任部分或全部推卸到业主或业主代表身上。但遗憾的是,很多管理方没有意识到这一点,只是单纯地坚决排斥业主对酒店采购的合理参与。且不论在法律上管理方是否应该或者能够因酒店管理团队在采购过程中的不当行为而被追究责任,但以总经理为首的管理团队的言行在公众的眼里或多或少都代表管理方及其品牌的形象,其任何错误或不当行为都会使管理方的商誉直接受损,因此,管理方对业主合理参与和监督采购的排斥,其结果在大多数情况下只能是得不偿失。


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